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内定辞退の伝え方｜電話・メール文例と企業への配慮のすべて

内定辞退は法的に問題なく、就活生の権利。ただし企業への配慮と今後の社会人関係のためにも、丁寧な伝え方が重要。

読了 6 分対象: 複数内定を獲得して辞退の判断が必要な学生、辞退の伝え方に迷う学生

この記事の要点

1内定辞退は法的に問題なく、ペナルティ・訴訟リスクもほぼない
2辞退は決めたら即日〜3 日以内に、メールより電話が基本
3理由を詳細に説明する必要はなく、『他社への入社を決めた』で十分
4内定承諾書提出後でも辞退可能、ただし遅くとも入社 2〜3 ヶ月前が現実的

内定辞退の基本的な流れ

(1) 他社に入社を決めた / 進路変更を決めたら即日〜3 日以内に行動。(2) 第一報は電話が望ましい（時間帯は平日 10:00〜11:00 または 14:00〜16:00）。(3) 人事採用担当宛に: 『大変恐縮ですが、内定を辞退させていただきたくご連絡しました』と要件を冒頭で伝える。(4) 簡潔な理由（『他社への入社を決めた』で十分）。(5) 感謝の表明（選考の機会・時間をいただいた御礼）。(6) 電話後にメールでも同じ内容を送り記録として残す。

電話の文例

『お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇（氏名）と申します。ただ今、お時間よろしいでしょうか。この度、貴社より頂戴した内定について、大変心苦しいのですが辞退をお願い申し上げたく、ご連絡いたしました。理由としましては、他社への入社を決定したためです。選考の機会を頂戴した上、多くのお時間を割いていただいたにも関わらず、このような形で申し訳ございません。本当にありがとうございました』。これを落ち着いて話せば十分です。

メールの文例

件名: 内定辞退のお願い（〇〇大学〇〇〇〇）本文: 〇〇株式会社人事部〇〇様お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。先日電話でお伝えした通り、貴社より頂戴した内定について、辞退をお願い申し上げたくご連絡いたしました。選考において多くのお時間を割いていただいたにも関わらず、このような結論となり、誠に申し訳ございません。本来であれば直接お会いしてお詫び申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。改めまして、貴重な機会を頂戴しましたこと、心より御礼申し上げます。〇〇〇〇（署名）

辞退時に避けたい行動

(1) メールのみで済ませる（特に第一志望群の企業では電話が礼儀）、(2) 連絡を無視する『バックレ』（社会人になった後の信頼関係に悪影響）、(3) 理由を詳細に説明しすぎる（企業側が引き止めに使える余地を与えない）、(4) 家族や第三者から伝える（本人が直接伝えるのが原則）、(5) 辞退連絡を遅らせる（企業は次の採用候補者決定に影響するため、できるだけ早く）。

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よくある質問

Q.内定承諾書を提出済みでも辞退できますか？

A.可能です。労働基準法上、労働契約の成立前（入社前）は学生側からの辞退は自由です。『法的拘束力』を持ち出して脅すような企業は非常に稀で、実務上はほぼ全て辞退が受理されます。

Q.辞退理由を聞かれたら？

A.『他社への入社を決めた』で十分です。深掘りされた場合も『熟考の上の結論』とだけ伝え、他社名や詳細理由は言う必要なし。引き止めに遭った場合も『決意は変わりません』と丁寧に繰り返す。

Q.親・大学に怒られますか？

A.あなたの人生・キャリアの意思決定なので、本来は他者の許可を得る必要はありません。親・大学に報告する場合も、『熟考して決めた』『次の内定はこう』と事後報告で問題ありません。